申請・承認ワークフローとは？BtoBポータルでの活用法

「サンプルを1台お借りできますか」「あの図面データを見せてほしい」。取引先からのこうした依頼が、営業担当の個人メールと代表電話に散らばっていないでしょうか。受けた担当者が上長に口頭で承認を取り、返信する。この流れは記録に残りません。

「ワークフロー」で検索すると、経費精算や稟議の記事が並びます。それらは申請者が自社の社員である前提で書かれています。取引先からの依頼を自社が受けて承認する場面とは、設計の前提が違います。

この記事では、申請・承認ワークフローの基本を整理したうえで、BtoBポータルで顧客からの申請を受ける型を扱います。申請の種類、フォームと承認ルートの設計、導入の4ステップまで。読み終えた時点で、最初にワークフロー化する申請を1つ選べる状態を目指します。

申請・承認ワークフローとは？3つの部品で理解する

申請・承認ワークフローとは、申請から承認、その後の処理までの流れをあらかじめルール化し、システム上で進める仕組みです。誰が何を申請し、誰がどの順で承認し、承認後に何が起きるかを、事前に決めておきます。

仕組みは3つの部品でできています。

• 申請フォーム：何を、どの項目で受け付けるか。必須指定や添付ファイルの可否を定義します
• 承認ルート：誰が、どの順番で承認するか。分岐や差し戻しの扱いも含みます
• 承認後の自動アクション：承認の瞬間に何が動くか。通知、ステータス更新、権限付与などです

3つ目が抜けると、紙の稟議書を画面に移しただけの仕組みになります。

「メールと表計算」との違いはどこにあるか

依頼をメールで受け、Excelの台帳に転記する運用でも業務は回ります。違いが出るのは2点です。

• 受け口が1つに固定される：記入漏れや表記のゆれをフォーム側で防げます
• 止まっている場所が見える：誰の承認待ちかを、担当者に聞かずに把握できます

台帳は更新した人しか最新の状態を知りませんが、ワークフローは関係者全員が同じ画面を見ます。

BtoBポータルの申請・承認ワークフローは社内稟議と何が違うのか

ワークフローには2つの型があります。申請者が自社の社員である社内稟議型と、申請者が取引先の担当者である顧客申請受付型です。

一般に「ワークフローシステム」と呼ばれる製品の多くは前者を想定しています。経費精算、休暇申請、購買稟議。申請者は社員である前提です。

BtoBポータルで必要になるのは後者です。両者の前提の違いを並べます。

違いは「相手が社外である」という一点から生まれます。とくに効いてくる前提は4つです。

4つ目は見落とされがちです。「サンプルを借りたい」は、購買の検討が始まった合図でもあります。処理して終わらせず担当営業に届く設計にすれば、申請の受付が商談の入り口になります。

取引そのものをワークフロー化する話は、見積・受発注のワークフロー化で扱っています。

顧客から届く申請の種類

ワークフロー化の対象は受発注だけではありません。取引先から届く依頼のうち、「受けて、判断して、返す」形をとるものは、すべて申請として扱えます。

代表的な6類型を、判断する部門とあわせて整理しました。

企業間取引そのもののオンライン化は進んでいます。経済産業省の調査では、2024年のBtoB-EC市場規模は514.4兆円、EC化率は43.1%でした（令和6年度電子商取引に関する市場調査）。一方、上の表にある「取引に付随する依頼」は、いまも電話とメールで受けている企業が少なくありません。

受発注をFAXや電話から移す手順は、FAX・電話からの受注デジタル化で整理しています。

ポータルで受け付ける利点と、その前提

顧客ポータルに申請の受け口を置くと、次の4つが変わります。ただし、それぞれに前提条件があります。

• 24時間受け付けられる：ただし一次回答の期限を決めていないと、待ち時間が見えるぶん不満につながります
• 申請者が自分で進捗を確認できる：ただしステータス名が社内用語のままだと、問い合わせは増えます
• 誰が何を申請したかが実名で残る：ただしログを見る担当者を決めなければ、データは溜まるだけです
• 承認と同時に権限を付けられる：ただし権限が2段階しかないツールでは組めません

この4つが成り立つのは、申請の受け口とログイン基盤が同じ場所にある場合です。カテゴリ全体の位置づけはカスタマーポータルとはで整理しています。

自社のどの申請から着手すべきかを整理したい方へ。tovira では、カスタマーポータルの機能と設計の考え方をまとめた資料をご用意しています。資料をダウンロードする

申請フォームと承認ルートをどう設計するか

うまく回らないワークフローには共通点があります。フォームが長いか、承認者が多いか、そのどちらかです。決めることは3つ。何を聞くか、誰が承認するか、承認後に何が動くか。

フォームは「顧客が答えられる言葉」で作る

項目名に社内用語を使うと、取引先の担当者は入力できません。たとえば「品目コード」。自社の管理番号を取引先が知っているとは限りません。「製品名または型番」と書けば、カタログを見ながら記入できます。

設計の原則は2つ。自社で分かる情報を聞かないことと、項目を削る方向で考えることです。ログイン情報から会社名や取引条件を自動で埋めれば、入力欄はその分だけ減ります。

承認ルートは3つの型から選ぶ

承認ルートは、申請の性質に合わせて次の3つから選びます。

1. 単一承認：受付担当が1人で完結させる型。サンプル請求や担当者の追加など、判断基準が明確な申請に向きます
2. 多段承認：一次承認の後に、金額や与信の観点でもう1段上げる型。デモ機の長期貸出や特別価格の適用に向きます
3. 条件分岐承認：申請内容で承認者を切り替える型。技術資料の開示で、公開資料は営業、図面は技術部門が承認する使い分けです

承認は段を増やすほど遅くなります。

迷ったら単一承認から始め、判断に困る申請が出たらそこだけ段を足す。この順序のほうが止まりにくくなります。

承認後に何が自動で動くかまで決める

承認を押した後に担当者が手作業をしているなら、設計はまだ途中です。自動化できるのは、申請者への通知、ステータス更新、閲覧権限の付与、外部システムへの引き渡しなどです。

とくに効くのは権限の付与です。図面の開示を承認した瞬間に、その取引先だけがダウンロードできる状態になれば、メールに添付する作業がなくなります。tovira では、ワークフロー機能で受け付けた申請の結果を、ユーザーロール機能の権限設定に接続する考え方をとっています。

導入は4ステップで進める

最初からすべての申請をポータルに載せる必要はありません。1つの申請で型を作り、横展開するほうが早く動きます。

1. STEP1｜申請を1つ選ぶ（目安1週間／営業企画）：件数が多く、判断基準が単純なものを選びます
2. STEP2｜フォーム項目を依頼メールから起こす（目安2週間／現場担当）：直近1か月の依頼メールから、共通して書かれている情報だけを抜き出します
3. STEP3｜承認者と回答期限を決める（目安1週間／部門責任者）：承認者は役職ではなく個人で指定し、不在時の代理も決めます
4. STEP4｜取引先1社で試す（目安1か月／営業＋情報システム）：やりとりの多い1社に実際に申請してもらい、項目名を直してから広げます

STEP4を飛ばすと、社内では自然に見えた項目名が、取引先には通じないまま公開されます。

よくあるつまずき

同じ失敗が繰り返されています。着手前に、次の5つを確認してください。

• 紙の申請書をそのまま移した：紙は聞き直せない前提で項目が多くなっています。オンラインなら不足分は差し戻して補えます
• 承認者を全員入れて、誰も押さなくなった：関係部署を漏れなく並べると責任が分散します。承認者と、通知だけ受け取る人を分けます
• 申請できる相手を絞らなかった：取引実態のない企業から届き、選別の工数が増えます。ログイン後の画面に置きます
• 社内側の二重入力が残った：受けた内容を基幹システムへ打ち直している状態です。連携の要否は導入前に決めます
• やりとりを保存する設定をしていない：見積書や注文書に相当する情報を電子でやりとりした場合、電子帳簿保存法の電子取引データ保存の対象になり得ます

よくある質問

承認は何段階まで設けるのが適切ですか

顧客からの申請では1〜2段が現実的です。段が増えるほど回答は遅くなり、その遅れは取引先から見えています。3段以上が必要なら、承認基準そのものを見直す余地があります。

社内で使っているワークフローシステムを、顧客からの申請にも使えますか

社外の担当者にアカウントを配る運用は、ライセンス条件と権限設計の両面で無理が出やすい領域です。顧客が使う画面は、取引先ごとの出し分けを前提としたポータル側に置くほうが扱いやすくなります。

申請のやりとりは、データとして残す必要がありますか

見積書や注文書に相当する情報を電子でやりとりした場合、国税庁の電子帳簿保存法特設サイトが示すとおり、電子取引データとしての保存が求められます。該当有無は経理部門と確認してください。

まとめ｜最初にワークフロー化する申請を1つ決める

申請・承認ワークフローは、社内稟議のための仕組みだけではありません。顧客からの申請を自社が受けて承認する型は、BtoBポータルの中核です。要点を整理します。

1. ワークフローは、申請フォーム・承認ルート・承認後の自動アクションの3つでできている
2. 顧客申請受付型は申請者が社外である点で前提が変わる。本人確認、回答の速さ、営業活用の3点が異なる
3. 対象は受発注に限らない。会員登録の審査、貸出、資料開示、返品、担当者の変更まで含まれる
4. 承認ルートは単一承認から始め、承認後の権限付与まで自動化する

次にやることは1つです。直近1か月に届いた依頼メールを種類ごとに数えてください。いちばん多いものが、最初にワークフロー化すべき申請です。

tovira のカスタマーポータルは、申請フォーム、社内の承認フロー、承認後の権限付与までを1つの基盤でつなぎます。自社の申請フローで組めるかは、実際の画面でご確認ください。デモを依頼する

出典

• 経済産業省『令和6年度電子商取引に関する市場調査の結果を取りまとめました』 meti.go.jp（参照：2026-07-26）
• 国税庁『電子帳簿保存法特設サイト』 nta.go.jp（参照：2026-07-26）
• tovira『ワークフロー機能｜BtoB向けカスタマーポータル』 tovira.jp（参照：2026-07-26）